Как обычно строится документооборот в малом бизнесе? Во-первых, большая часть его - бумажная. Отчасти это связанно с требованиями законодательства. Хотя существует закон об электронной цифровой подписи, в большинстве случаев бухгалтерские документы, договора и т. п. приходится хранить и принимать в бумажном виде. Во-вторых, это чаще всего сетевая папка на сервере или даже на компьютере кого-то из пользователей. Часто у каждого сотрудника своя папка для документов, возможно даже на своем компьютере.
Недостатки очевидны: куча бумаги, затраты на принтеры/факсы/картриджи/бумагу; беготня за подписью к руководителю; зачастую часы, потраченные на поиск электронного документа, особенно если им несколько месяцев не пользовались или если он находится в папке уволенного сотрудника.
Какие есть варианты оптимизации процесса хранения и обработки электронных документов?
Естественно система электронного документоборота. Но они тоже бывают разными. Естественно нужен сервер документооборота. Далее по типу клиентских рабочих мест можно выделить 2 варианта: либо отдельное приложение (программа), которое позволяет работать с хранилизем документов, либо веб-ориентированное рабочее место (т. е. вся работа производится в окне интренет-браузера). Естественно, в зависимости от задач может быть выбран как один вариант, так и другой. Но на мой взгляд второй тип (веб-ориентированный) дает максимальную гибкость и мобильность. Например, работать можно откуда угодно (из дома, интернет-кафе и даже с мобильного телефона или коммуникатора).
Далее есть выбор между платными системами и бесплатными. Платные системы документооборота обычно довольно требовательны к оборудованию и дороги. Бесплатные - это либо открытые разработки (например Alfresco или Nuxeo), либо предоставляются для использования без оплаты - например GoogleDocs и GoogleGroup. Кстати зачатую достаточно завести отдельную группу в Google для своей компании и аккаунты для сотрудников и начать работать. Для более гибкой работы можно установить свой сервер электронного документооборота.
Помимо удобства поиска документов и возможности работы над одним документом нескольких сотрудников, есть еще несколько преимуществ такой организации документооборота. Это возможность автоматического сохранения версий документов, т. е. все изменения в документе сохраняются с указанием кто и когда их внес. Естественно это централизация хранения всех документов компании, т. е. увольнение любого сотрудника или поломка жесткого диска на компьютере пользователя ни как не скажется на эффективности работы остальных.
Но система электронного документооборота это не просто коллекция файлов с удобным поиском и системой хранения версий документов. Самое главное отличие от обычного хранения файлов в папках на сервере в том, что это именно документооборот. Т. е. документы не только хранятся в определенном виде, но и участвуют в документообороте. Например, нет необходимости печатать служебную записку чтобы ее подписал директор или руководитель, достаточно создать ее в системе и поставить статус "На подпись". Руководитель при входе в систему сразу видит список документов на подпись и просто ставит им статус "Утверждено" или "Отклонено", может написать комментарии и т. п. Таким образом экономится время (на беготню по кабинетам и ожидания в приемной), а так же снижаются затраты на бумагу, принтеры и т. д.
Естественно такая система требует некоторого планирования (нужно прописать правила документооборота) и обслуживания (резервные копии и т. п.). Но для малого бизнеса это решается довольно просто и быстро. А с обслуживанием справится средний системный администратор.
воскресенье, 29 марта 2009 г.
среда, 25 марта 2009 г.
Распределенные информационные системы в малом и среднем бизнесе
Что такое распределенные информационные системы? Очень приближенно можно сказать так: это такая ИТ структура компании, когда часть или все сервера (а возможно и другие составляющие, например софт или хранилища данных) находятся далеко друг от друга (в разных офисах, разных компаниях, даже разных странах) и при этом частично или полностью дублируют функции друг друга. Естественно в умных книжках можно найти на много более полные и правильные определения, но я ставлю целью разжевать и донести эти понятия до неспециалистов в области ИТ.
Итак, что дает такая организация ИТ инфраструктуры компании?
Естественно, снижение рисков потери данных, в том числе и в результате техногенных или природных катастроф.
Во-вторых, более высокий уровень доступа к таким ресурсам. Т. е. при отключении самих серверов или каналов связи (Интернет) остаются доступными дублирующие сервера. Да, это дает увеличение стоимости оборудования и каналов связи. Но для малого и среднего бизнеса можно использовать максимально дешеные сервера либо вообще арендовать их у сторонних компаний в том числе и в других странах.
И вот мы подошли к третьему пункту. При вынесении серверов за пределы юрисдикции РФ мы значительно снизим юридические риски. То есть, в случае "наезда" на бизнес (не важно со стороны кого), заказных проверок лицензионности и т. д. сервера оказываются не доступны для блокирования их работы. Кроме того, даже в случае закрытия офиса компании можно (пусть и не в полном объеме) продолжить бизнес силами лояльных сотрудников, которые точно так же как и из офиса могут продолжить работу из дома или откуда угодно еще. А в условиях "мирной" жизни есть возможность по той же схеме часть сотрудников разместить дома. Это даст не только экономию на аренде офисов, технике и т. п., но и увеличит гибкость бизнеса, а так же позволит задействовать людей, которые не могут работать полный рабочий день (декретчики, инвалиды, студенты и т. п.).
Итак, что дает такая организация ИТ инфраструктуры компании?
Естественно, снижение рисков потери данных, в том числе и в результате техногенных или природных катастроф.
Во-вторых, более высокий уровень доступа к таким ресурсам. Т. е. при отключении самих серверов или каналов связи (Интернет) остаются доступными дублирующие сервера. Да, это дает увеличение стоимости оборудования и каналов связи. Но для малого и среднего бизнеса можно использовать максимально дешеные сервера либо вообще арендовать их у сторонних компаний в том числе и в других странах.
И вот мы подошли к третьему пункту. При вынесении серверов за пределы юрисдикции РФ мы значительно снизим юридические риски. То есть, в случае "наезда" на бизнес (не важно со стороны кого), заказных проверок лицензионности и т. д. сервера оказываются не доступны для блокирования их работы. Кроме того, даже в случае закрытия офиса компании можно (пусть и не в полном объеме) продолжить бизнес силами лояльных сотрудников, которые точно так же как и из офиса могут продолжить работу из дома или откуда угодно еще. А в условиях "мирной" жизни есть возможность по той же схеме часть сотрудников разместить дома. Это даст не только экономию на аренде офисов, технике и т. п., но и увеличит гибкость бизнеса, а так же позволит задействовать людей, которые не могут работать полный рабочий день (декретчики, инвалиды, студенты и т. п.).
понедельник, 23 марта 2009 г.
Немного о лицензировании программного обеспечения и способах экономии
Как чаще всего происходит компьютеризация малого предприятия? Для каждой задачи устанавливается то приложение, которым умеет пользоваться хотя бы часть сотрудников компании. Причем обычно используется нелицензионное программное обеспечение.
В таком подходе есть 2 основных риска:
1. Юридический (нарушение лицензий на программное обеспечение). Помимо уголовной ответственности генерального директора и системного администратора, существует и риск остановки всего предприятия (по крайней мере всего компьютерного парка компании) на срок до месяца - на этот срок в случае подозрений в использовании контрафакта могут арестовать (увезти на экспертизу) все компьютеры и серверы компании.
2. Организационный. С ростом количества информации и масштабов бизнеса возникает большая вероятность нестыковки различных программ и систем, проблемы с передачей данных между ними, резко возрастает время поиска нужной информации и устранения неполадок... Причем эти проблемы растут лавинообразно, что в итоге может привести к параличу основных бизнес-процессов компании и потребовать полной перестройки ИТ инфраструктуры, переобучения всех сотрудников и т. п.
Пути снижения этих рисков могут быть различны. Но основные вехи будут общими:
1. Планирование и приемственность развития ИТ в компании. Не обязательно для этого с первого месяца жизни компании вводить бюджетирование, проектное управление и т. д. Достаточно чтобы в штате компании (а еще лучше среди собственников-основателей) был компетентный человек. Либо можно пригласить профессионала-консультанта, желвтельно знакомого, с большим опытом. И все мало-мальские изменения (установка нового ПО, доработка и перенастройка имеющегося и т. п.) согласовывать с ним. Кроме того необходимо при планировании ЛЮБЫХ изменений учитывать совместимость с имеющимися системами и масштабируемость.
2. Единый центр принятия решений по вопросам ИТ. Это я уже затронул в предыдущем пункте.
3. Взвешенный подход к выбору ПО и оборудования. Не нужно устанавливать самые последние и "навороченные" версии ПО (особенно пиратского), особенно если их функции не нужны для нормальной работы. Например, во многих компаниях используется MS Office. Как минимум в половине случаев его можно безболезненно заменить на OpenOffice.org. Да, часть макросов не будут работать. Но стоимость доделки (переделки) макроса - несколько сотен рублей. А стоимость лицензии на ОДНО рабочее место MS Office 10 - 15 тыс. руб. То же касается например почтового сервера - Exchange в большинстве компаний малого и среднего бизнеса просто не нужен. Часто достаточно просто настроить Google-почту (корпоративную). Причем совершенно бесплатно.
В таком подходе есть 2 основных риска:
1. Юридический (нарушение лицензий на программное обеспечение). Помимо уголовной ответственности генерального директора и системного администратора, существует и риск остановки всего предприятия (по крайней мере всего компьютерного парка компании) на срок до месяца - на этот срок в случае подозрений в использовании контрафакта могут арестовать (увезти на экспертизу) все компьютеры и серверы компании.
2. Организационный. С ростом количества информации и масштабов бизнеса возникает большая вероятность нестыковки различных программ и систем, проблемы с передачей данных между ними, резко возрастает время поиска нужной информации и устранения неполадок... Причем эти проблемы растут лавинообразно, что в итоге может привести к параличу основных бизнес-процессов компании и потребовать полной перестройки ИТ инфраструктуры, переобучения всех сотрудников и т. п.
Пути снижения этих рисков могут быть различны. Но основные вехи будут общими:
1. Планирование и приемственность развития ИТ в компании. Не обязательно для этого с первого месяца жизни компании вводить бюджетирование, проектное управление и т. д. Достаточно чтобы в штате компании (а еще лучше среди собственников-основателей) был компетентный человек. Либо можно пригласить профессионала-консультанта, желвтельно знакомого, с большим опытом. И все мало-мальские изменения (установка нового ПО, доработка и перенастройка имеющегося и т. п.) согласовывать с ним. Кроме того необходимо при планировании ЛЮБЫХ изменений учитывать совместимость с имеющимися системами и масштабируемость.
2. Единый центр принятия решений по вопросам ИТ. Это я уже затронул в предыдущем пункте.
3. Взвешенный подход к выбору ПО и оборудования. Не нужно устанавливать самые последние и "навороченные" версии ПО (особенно пиратского), особенно если их функции не нужны для нормальной работы. Например, во многих компаниях используется MS Office. Как минимум в половине случаев его можно безболезненно заменить на OpenOffice.org. Да, часть макросов не будут работать. Но стоимость доделки (переделки) макроса - несколько сотен рублей. А стоимость лицензии на ОДНО рабочее место MS Office 10 - 15 тыс. руб. То же касается например почтового сервера - Exchange в большинстве компаний малого и среднего бизнеса просто не нужен. Часто достаточно просто настроить Google-почту (корпоративную). Причем совершенно бесплатно.
План на бижайшее время
Итак, о чем же в первую очередь я собираюсь написать?
1. Немного о лицензировании программного обеспечения и способах экономии.
2. Распределенные информационные системы в малом и среднем бизнесе.
3. Системы электронного документооборота.
4. CRM - нужно ли малому бизнесу?
5. Рекомендации по построению ИТ инфраструктуры для малого бизнеса.
Естественно, все мои мысли являются моим личным мнением, и любую задачу можно решить массой других способов. Так что просьба ко всем, у кого есть замечания, дополнения или пожелания - пишите мне, по возможности буду отвечать и расширять свои статьи.
1. Немного о лицензировании программного обеспечения и способах экономии.
2. Распределенные информационные системы в малом и среднем бизнесе.
3. Системы электронного документооборота.
4. CRM - нужно ли малому бизнесу?
5. Рекомендации по построению ИТ инфраструктуры для малого бизнеса.
Естественно, все мои мысли являются моим личным мнением, и любую задачу можно решить массой других способов. Так что просьба ко всем, у кого есть замечания, дополнения или пожелания - пишите мне, по возможности буду отвечать и расширять свои статьи.
Вступление
Данный блог я создал для описания ИТ технологий, приемов и методик для малого и среднего бизнеса. У меня есть определенный опыт и желание им поделиться в этой сфере.
Почему отдельный блог? На самом деле подобной информации много в инете, но, во-первых, она разрознена, а во-вторых, обычно ориентированна на технических специалистов. Мне же хочется донести эти самые технологии до руководителей и/или владельцев малых и средних компаний России (и других русскоговорящих стран). Дело в том, что многие проблемы решались уже много раз другими. Поэтому нет смысла решать их заново. Кроме того о многих технологиях руководители компаний чаще всего даже не слышали либо считают их слишком сложными и дорогими для своих компаний. Надеюсь хоть кому то будет все это полезно.
Почему отдельный блог? На самом деле подобной информации много в инете, но, во-первых, она разрознена, а во-вторых, обычно ориентированна на технических специалистов. Мне же хочется донести эти самые технологии до руководителей и/или владельцев малых и средних компаний России (и других русскоговорящих стран). Дело в том, что многие проблемы решались уже много раз другими. Поэтому нет смысла решать их заново. Кроме того о многих технологиях руководители компаний чаще всего даже не слышали либо считают их слишком сложными и дорогими для своих компаний. Надеюсь хоть кому то будет все это полезно.
Подписаться на:
Сообщения (Atom)