Системы электронного документооборота

Как обычно строится документооборот в малом бизнесе? Во-первых, большая часть его - бумажная. Отчасти это связанно с требованиями законодательства. Хотя существует закон об электронной цифровой подписи, в большинстве случаев бухгалтерские документы, договора и т. п. приходится хранить и принимать в бумажном виде. Во-вторых, это чаще всего сетевая папка на сервере или даже на компьютере кого-то из пользователей. Часто у каждого сотрудника своя папка для документов, возможно даже на своем компьютере.
Недостатки очевидны: куча бумаги, затраты на принтеры/факсы/картриджи/бумагу; беготня за подписью к руководителю; зачастую часы, потраченные на поиск электронного документа, особенно если им несколько месяцев не пользовались или если он находится в папке уволенного сотрудника.
Какие есть варианты оптимизации процесса хранения и обработки электронных документов?
Естественно система электронного документоборота. Но они тоже бывают разными. Естественно нужен сервер документооборота. Далее по типу клиентских рабочих мест можно выделить 2 варианта: либо отдельное приложение (программа), которое позволяет работать с хранилизем документов, либо веб-ориентированное рабочее место (т. е. вся работа производится в окне интренет-браузера). Естественно, в зависимости от задач может быть выбран как один вариант, так и другой. Но на мой взгляд второй тип (веб-ориентированный) дает максимальную гибкость и мобильность. Например, работать можно откуда угодно (из дома, интернет-кафе и даже с мобильного телефона или коммуникатора).
Далее есть выбор между платными системами и бесплатными. Платные системы документооборота обычно довольно требовательны к оборудованию и дороги. Бесплатные - это либо открытые разработки (например Alfresco или Nuxeo), либо предоставляются для использования без оплаты - например GoogleDocs и GoogleGroup. Кстати зачатую достаточно завести отдельную группу в Google для своей компании и аккаунты для сотрудников и начать работать. Для более гибкой работы можно установить свой сервер электронного документооборота.
Помимо удобства поиска документов и возможности работы над одним документом нескольких сотрудников, есть еще несколько преимуществ такой организации документооборота. Это возможность автоматического сохранения версий документов, т. е. все изменения в документе сохраняются с указанием кто и когда их внес. Естественно это централизация хранения всех документов компании, т. е. увольнение любого сотрудника или поломка жесткого диска на компьютере пользователя ни как не скажется на эффективности работы остальных.
Но система электронного документооборота это не просто коллекция файлов с удобным поиском и системой хранения версий документов. Самое главное отличие от обычного хранения файлов в папках на сервере в том, что это именно документооборот. Т. е. документы не только хранятся в определенном виде, но и участвуют в документообороте. Например, нет необходимости печатать служебную записку чтобы ее подписал директор или руководитель, достаточно создать ее в системе и поставить статус "На подпись". Руководитель при входе в систему сразу видит список документов на подпись и просто ставит им статус "Утверждено" или "Отклонено", может написать комментарии и т. п. Таким образом экономится время (на беготню по кабинетам и ожидания в приемной), а так же снижаются затраты на бумагу, принтеры и т. д.
Естественно такая система требует некоторого планирования (нужно прописать правила документооборота) и обслуживания (резервные копии и т. п.). Но для малого бизнеса это решается довольно просто и быстро. А с обслуживанием справится средний системный администратор.